O Que São Eficiência e Automação?
A eficiência está diretamente ligada à operação: a parte central, das atividades e recursos usados para produzir e entregar produtos e serviços. É o núcleo do negócio, englobando seus principais processos.
Neste episódio exploramos como a transformação digital impacta esse núcleo:
- o entendimento desses processos-chave
- A identificação de oportunidades nesses processos relacionadas à ganhar eficiência e agilidade (eficiência = otimizar utilização de recursos; agilidade = capacidade de implementar mudanças)
- Exemplos e Benefícios da Automação
- Quando, Por quê, e Como Automatizar?
A automação de processos é o uso da tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em um negócio em que o esforço manual pode ser substituído. Isso é feito para obter minimização de custos, maior eficiência e processos simplificados.
Alguns Exemplos de Automação
- Pessoas em geral:
- Notificações por email e push nos aplicativos
- Pesquisas de satisfação
- Para equipes:
- Integração de sistemas que não se falavam
- Relatórios
- Fluxo / workflow de aprovações
- Consultores e Profissionais Independentes: Agendamento de clientes, confirmação e pagamentos
- RH: Recrutamento e Seleção
- Compras: Processo de compras
- IT:
- Migração de dados
- Backup e restauração
- Vendas:
- Call center
- Ordens de venda
- Suporte ao Cliente:
- Rastreamento de pedidos
- Chatbots que levam à solução de problemas online (Zoom, por exemplo, não oferece suporte humano para usuários do plano gratuito, apenas documentação online)
- Contabilidade e Finanças: Folha de pagamento
- Lançamentos de produtos
- Marketing:
- Geração de Leads
- Postagem em redes sociais
- IOT (Internet das Coisas)
- Indústria
- Casas Inteligentes
- Robotização na Manufatura
Quando Automatizar Processos?
- Baseado no entendimento do processo: repetitivo e consistente
- Alto volume de tarefas
- Envolve várias pessoas para atingir o resultado desejado
- Impacto: economias ou ganhos de receita, tempo de processo, confiabilidade no resultado, simplificação do processo, integração com outros processos e sistemas
- Conformidade e auditoria, em setores regulamentados
Por Quê Automatizar?
- Para a equipe interna, é um passo muito visível e energizante porque as pessoas vêem melhoras direta no seu trabalho
- Clareza dos processos: Para automatizar, você tem que mapear e estruturar todo o fluxo de ações
- Controle e Segurança: Todos os passos são gravados, facilitando assim qualquer auditoria
- Padronização de processos;
- Satisfação do Cliente e Experiencia do Cliente - mencionados no episodio anterior LAB016
Benefícios da Automação
- Produtividade
- Transparência
- Geração de medidas e Indicadores
- Redução de custos, atrasos e erros
- Simplificação de processos
Como Automatizar
- Clareza de quais tarefas estão envolvidas, quem é responsável e quando cada tarefa precisa ser executada.
- Certifique-se de ter objetivos claramente definidos ao automatizar um processo de negócio.
- Avalie os resultados com uma abordagem em fases. Muitas organizações ficam decepcionadas quando os resultados não se materializam da noite para o dia.
- Invista tempo adequado no treinamento de funcionários e considere um período de ajuste.
- Pense no longo prazo otimizar o retorno do investimento (ROI)
Ferramentas de Automação
